はじめての方へ。5分でひととおり回せます。
Taska は GTD(Getting Things Done)というやり方を、そのまま形にしたアプリです。 GTD を知らなくても大丈夫です。この文書のとおりに進めば、自然とその形になります。
最初にひとつだけ
自宅の場所を教えてください。
はじめて開いたときの案内の最後で、その場所へ送られます。あとからでも 設定 ▸ コンテキスト ▸ @自宅 を開いて、地図で自宅を指すだけです。
これをしないと、Taska の中心にある「いま、ここでできることだけを出す」が 働きません。逆に言うと、これさえ済めば準備は終わりです。
① 集める — 判断しない
思いついたことを、そのままインボックスへ放り込みます。
名前を考えなくて構いません。置き場所も決めなくて構いません。 「冷蔵庫の音が気になる 買って5年くらい 保証書どこだっけ」のような、 書き殴りのままで大丈夫です。
なぜ名前を付けないのか。
名前を考えた時点で「これは何なのか」を判断してしまいます。 集めるときに判断が混ざると、手が止まります。 判断はあとでまとめてやるほうが速い、というのが GTD の考え方です。
入れたら入力欄に戻るので、続けて放り込めます。 頭の中に浮かんでいるものが尽きるまで、どんどん入れてください。
アプリを開いていなくても入れられます
気になることの多くは、他のことをしている最中に浮かびます。 そこに入口がないと「あとで入れよう」を覚えておくことになり、 それ自体が新しい気がかりになります。
- ホーム画面のウィジェット … 見極め待ちの件数も出ます
- ロック画面やコントロールセンターのボタン
- 他のアプリの共有ボタン … 記事やメールをそのまま
- Siri とショートカット … 歩きながら声で
どこから入れても、行き先は同じインボックスです。
② 見極める — 問いに答えるだけ
インボックスの項目を押すと、順番に問いかけられます。 考えるのではなく、答えるだけです。
問1. これは行動を起こすべきもの?
いいえなら、3つの行き先があります。
| 選ぶもの | どんなとき |
|---|---|
| ゴミ箱へ捨てる | もう要らない |
| いつか/たぶんに保管 | 今はやらないが、捨てたくない |
| 資料として保管 | 行動ではないが、取っておきたい情報 |
はいなら、次の問いへ進みます。
問2. これはどんな行動?
| 選ぶもの | どんなとき |
|---|---|
| 複数の行動が必要(プロジェクトにする) | 終わるまでに行動が2つ以上要る |
| 1つの行動で終わる | ひとつやれば終わり |
| ルーティンにする | 繰り返しやること |
| プロジェクトより大きい | 終わりが無い、もっと上のこと |
| 今あるプロジェクトの材料にする | 進めている箱に足したいこと |
プロジェクトを選ぶと、その項目の見極めはそこで終わります。 名前・望む結果・最初にとる行動の3つを決めれば、あとは箱ができます。
「もっと健康的に暮らしたい」のように終わりが無いものは、プロジェクトに すると終わらない箱になり、「いつか/たぶん」に入れると忘れます。 そういうものは「プロジェクトより大きい」を選んで、高さを決めて置きます (下の「⑥ 高さ」を参照)。
問3. その行動は2分以内でできる?
はいなら、その場でやってしまってください。 記録して管理するほうが時間がかかります。
問4. それは自分がやるべきこと?
誰かに任せるを選ぶと「連絡待ち」へ入ります。 自分のボールではなく、相手のボールになったものの置き場です。
問5. いつやる?
| 選ぶもの | 行き先 |
|---|---|
| 決まった時間にある(会議・予約・面談) | カレンダー |
| いつまでにやる(期限がある) | カレンダー |
| できる状況になったらやる(場所・道具) | 次にとる行動。選んだコンテキストが揃ったときに出ます |
| いつでもできる | 次にとる行動。条件なし |
日付を持つのは、本当に日が決まっているものだけです。 残りの大半は「その状況になったらやる」で、それは時計ではなく場所と道具で決まります。 「@PCの前に座ったときにやる」も、立派な「いつ」の答えです。
③ 置き場所を覚える
ホームに並んでいるのが、置き場所のすべてです。 プロジェクトが増えても、この地形は変わりません。
| 場所 | 何が入っているか |
|---|---|
| インボックス | まだ見極めていないもの |
| 次にとる行動 | すぐ手をつけられるもの |
| カレンダー | 日付が決まっているもの |
| 連絡待ち | 相手のボールになっているもの |
| プロジェクト | 行動が2つ以上要るもの |
| 高さ | プロジェクトより上の4つの箱 |
| いつか/たぶん | 今はやらないと決めたもの |
| 資料 | 行動ではない情報 |
同時に2つの場所には入りません。 見極めは「1つに決める」作業です。
④ やる — 今できることだけを見る
「次にとる行動」には、2つの見方があります。
今やれる(既定)
いま手をつけられるものだけが並びます。次のものは出ません。
- いる場所でできないもの(@自宅にいるときの @職場の用事)
- 切っている道具が要るもの
- まだ日が来ていないもの
- 順番待ちのもの(順番にやるプロジェクトは、先頭の1つだけ出ます)
先の話が目に入らないので、頭が空になります。
すべて
箱の中身が全部見えます。控えているものには理由が添えてあります。 「前の行動が終わるまで順番待ち」「8月18日から」のように。
消えているのではなく、待っているだけです。
Taska は隠しません。出さないときは必ず理由を見せます。
状況を伝える
機械が分かることは自動で判断します(いまどこにいるか、いま何時か)。 分からないことだけ、あなたが教えます。
- いま使える道具 … PCの前を離れたら @PC を切る
- 空き時間 … 「あと10分ある」から選ぶ
- エネルギー … 疲れている日は軽いものだけ
切っているものがあるときは、画面にそう出ます。忘れても気づけます。
⑤ 終えたら、次の一手を決める
プロジェクトの行動をひとつ終えると、 「このプロジェクトの次の一手は?」と聞かれます。
ここが GTD の動力です。終わって何も起きないと、プロジェクトは静かに止まります。
全部の工程を前もって決める必要はありません。 次に体が動く一手が、ひとつあれば十分です。
思いつかないときは、そのプロジェクトに書き留めた「行動の候補」から拾えます。 空のままにしておくと「止まっている」として残り、あとでまた聞かれます。
⑥ 高さ — プロジェクトより上
ホームの「高さ」には、プロジェクトより上の4つの箱があります。
| 高さ | 何を置くか |
|---|---|
| 目的と価値観 | なぜそうするのか。迷ったときに戻る場所 |
| ビジョン | 3〜5年後、どうなっていたいか |
| 目標 | 1〜2年で達成したいこと |
| 責任範囲 | 終わりが無く、保ち続けるもの(健康・家族・仕事) |
ここに置いたものは行動を持ちません。 「次にとる行動がありません」とは 言われませんし、次の一手も聞かれません。読み返して、下のプロジェクトを 見直すための場所です。
高さはあとから変えられます。開いて「高さ」を選び直すだけで、 プロジェクトに下ろすことも、ビジョンに上げることもできます。 書いた望む結果や目的はそのまま残ります。
読み返すのは月に一度で十分です。週次レビューはプロジェクトまで、 高さはもっとゆっくりでかまいません。
週に一度、見直す
週次レビューを開くと、順番に案内されます。
- インボックスを空にする
- 止まっているプロジェクトを動かす
- 30日動いていない行動を見直す
- 今週終えたことを見る
片付けるためだけの時間ではありません。 「このやり方で合っているか」を確かめる時間です。 最後に、仕組みで変えたいことを一言だけ聞かれます。
最初の1週間
いきなり完璧にやろうとしないでください。順番はこれで十分です。
- 1日目 … 頭に浮かぶものを、思いつく限り放り込む(30個でも100個でも)
- 2日目 … インボックスを空になるまで見極める。全部やらなくていい
- 3日目以降 … 気になったらすぐ放り込む。手が空いたら「今やれる」を開く
- 1週間後 … 週次レビューを開く
インボックスが溜まっても失敗ではありません。 溜まるのは、ちゃんと集められている証拠です。
つまずいたら
「今やれる」に何も出ない
たいてい、いる場所か、切っている道具か、日付の条件です。 「すべて」に切り替えると、理由つきで見えます。
見極めが進まない
「行動が必要か」で迷ったら、いいえを選んで「いつか/たぶん」へ入れてください。 捨てるわけではありません。週次レビューでまた会えます。
決められないものを、決めるまで持ち続けるほうが重いです。
名前が思いつかない
長い本文を書いていれば、端末の中の AI が一行にまとめた下書きを添えます (対応している機種のみ・通信しません)。 気に入らなければ直せますし、自分で書いても構いません。
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